Les informations traquées sur l’extérieur de l’entreprise pourraient être trop nombreuses et en grande partie inutiles (donc nuisibles) si elles ne faisaient pas l’objet d’une sélection méthodique fondée sur des critères précis et explicites. Dans notre méthode nous proposons une sélection en deux phases cohérentes avec le concept d’Intelligence Collective :
- une sélection individuelle, réalisée par chacun des traqueurs ;
- une sélection collective, dans certaines circonstances et selon certaines modalités.
Définition du mot « sélection ». La sélection des informations est l'opération qui consiste à ne retenir, parmi les informations recueillies ou se présentant à nous, que les seules informations susceptibles d'intéresser les utilisateurs potentiels au sein du périmètre VAS-IC. Cette opération est cruciale : une absence de sélection conduit à « trop d’informations » (information overload) et à étouffer le processus VAS-IC, tandis qu’une sélection trop restrictive appauvrit et assèche le processus VAS-IC. De plus la sélection est l’occasion au cours de laquelle s’effectue le passage, éventuel, de la notion de signal ou de signe faible à la notion de signe d’alerte précoce. L’opération de sélection nécessite que l’on dispose d’une méthode de travail.
Les critères de sélection d’une information peuvent être nombreux et divers. Les auteurs en fournissent de nombreux exemples. Mais tous ne sont pas nécessairement adaptés ni au concept VAS-IC, ni au contexte de l’entreprise dans laquelle vous vous situez. Compte tenu de la définition que nous avons donnée du concept VAS-IC, deux critères, au moins, s’imposent : le caractère anticipatif de l’information et la pertinence de celle-ci.
Caractère anticipatif d’une information. Il s’agit de reconnaître si l’information est anticipative, c'est-à-dire si elle a un caractère anticipatif. Une information est anticipative lorsque l’interprétation qui en est faite laisse entendre qu’un événement pourrait plausiblement se produire dans le futur, alors que cet événement est à peine amorcé (ou même pas amorcé du tout) au moment où est découverte l’information.
QUI sélectionne l’information
Sélection par le traqueur. Le traqueur est spontanément amené à effectuer une sélection de l’information. C’est lui qui est au premier contact avec celle-ci et qui choisit de la rejeter ou bien au contraire, de la collecter. Trois cas peuvent se produire :
- Il collecte et fait remonter une information sans grand intérêt. Ce cas n’est pas trop grave : tout au plus se traduira-t-il par un encombrement des circuits et contribuera à saturer les utilisateurs potentiels des informations.
- Il rejette une information à tort et personne n’en saura probablement rien. Ce cas est plus grave que le précédent surtout si l’information se serait avérée très utile pour un utilisateur potentiel.
- Il collecte et fait remonter une information qui s’avèrera utile pour un utilisateur potentiel (ou plusieurs). C’est le cas idéal.
On constate ainsi combien la formation du traqueur peut se révéler lourde de conséquences heureuses et combien l’absence de formation peut se révéler regrettable.
Notons cependant que le traqueur est relativement démuni pour juger une information : il ne dispose que d’une vue partielle des choses et doit agir en fonction de sa connaissance uniquement. Cette remarque nous conduit au cas suivant.
Sélection par le « gestionnaire des informations remontées ». Appelons « gestionnaire des informations » la personne qui reçoit les informations VAS-IC remontées par les traqueurs et chargée de les stocker d’une façon ou d’une autre. Cette personne est-elle en mesure de contribuer à la sélection des informations qu’elle reçoit ?
- En un sens cette personne est peut être moins compétente que le traqueur qui a collecté l’information : celui-ci a peut-être de grandes connaissances sur le contenu de l’information qui concerne son domaine. La personne qui reçoit des informations de toute provenance n’est sans doute pas aussi compétente sur le contenu. (Il faut mettre à part le cas où l’information remontée serait reçue et stockée par l’expert du domaine. Ce cas se rencontre dans certaines applications de Veille Technologique et Scientifique).
- En sens contraire, cette personne a peut-être connaissance et/ou accès à toutes les informations précédemment remontées. Elle peut ainsi comparer une information nouvellement remontée aux informations antérieures et décider ainsi si la nouvelle information doit être conservée ou bien rejetée.
Les deux sélections se complètent donc et sont toutes deux utiles. En revanche elles ne contribuent en rien à l’émergence et à la pérennisation d’une Intelligence Collective. Cette constatation nous conduit à un troisième cas.
Sélection collective des informations remontées. Dans ce troisième cas, les informations remontées sont examinées collectivement par un groupe de travail ad hoc qui examine les informations VAS-IC déjà remontées. La sélection, étant maintenant collective, prend appui :
- sur les informations antérieurement remontées ;
- sur les connaissances tacites des participants au groupe de travail ;
- sur les connaissances formelles, dans le cas où celles-ci existent dans l’entreprise et sont facilement accessibles.
La sélection collective présentée ici est largement recommandée dans la méthode L.E.SCAnning. Elle présente de nombreux avantages en relation avec le développement de l’apprentissage collectif inductif d’entreprise ainsi qu’avec le développement d’une Intelligence Collective. De plus elle est efficace pour augmenter la fiabilité des informations VAS-IC. En revanche elle peut être perçue comme étant coûteuse en temps de personnes expertes. C’est pourquoi cette sélection collective sera préférée de la part d’entreprises avant tout soucieuses d’une utilisation efficace de l’information VAS-IC, utilisation dans laquelle elles voient un atout compétitif déterminant. Dans ce cas, le coût est un élément plutôt secondaire.
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